Hướng dẫn sử dụng

1. Đăng ký tài khoản

Tài khoản quản trị dùng tài khoản Google (Gmail), không cần đặt mật khẩu riêng.

1. Ở trang chủ, bấm Tạo sự kiện miễn phí.
2. Bấm Tiếp tục với Google và chọn tài khoản Gmail của bạn.
3. Lần đầu đăng nhập, nhập tên đơn vị / công ty rồi bấm Tạo tài khoản. Tài khoản được dùng thử miễn phí 30 ngày.

Lần sau, bấm Đăng nhập ở trang chủ, chọn tab Quản trị và tiếp tục với cùng tài khoản Google.

2. Tạo sự kiện

1. Trong trang quản lý, bấm Tạo sự kiện.
2. Nhập tên sự kiện, thời gian diễn ra và địa điểm, rồi bấm Tạo sự kiện.
3. Mỗi sự kiện có một mã sự kiện 6 ký tự (ví dụ 794JS3). Hãy dùng mã này khi liên hệ nâng cấp gói.

Sự kiện đầu tiên trong 30 ngày dùng thử được dùng ngay. Các sự kiện tạo thêm ở trạng thái Chờ kích hoạt cho đến khi được nâng cấp gói (xem phần 8).

Mỗi thẻ sự kiện có các nút: Mở quầy, Khách mời & QR (hoặc Khách mời & gửi vé), Nhân viên, Nhập danh sách, Tải báo cáo, Sửa, Xoá dữ liệu khách và Xoá sự kiện.

3. Nhập danh sách khách

1. Chuẩn bị danh sách trên Excel hoặc Google Sheets. Mỗi khách một dòng, dòng đầu là tiêu đề cột.
2. Lưu file thành CSV. Excel: File, Save As, CSV UTF-8. Google Sheets: Tệp, Tải xuống, Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv).
3. Bấm Nhập danh sách ở thẻ sự kiện, chọn file. Hệ thống báo số khách đọc được, kiểm tra rồi bấm Nhập vào sự kiện.

Hệ thống tự nhận các cột theo tiêu đề:

Trong hộp nhập danh sách có link tải file mẫu để điền cho đúng cột.

4. Tài khoản nhân viên check-in

Mỗi nhân viên đứng quầy có một mã đăng nhập riêng, chỉ vào được quầy của đúng sự kiện đó. Số tài khoản tuỳ theo gói (2, 5 hoặc 10).

1. Bấm Nhân viên ở thẻ sự kiện.
2. Nhập tên, ví dụ Quầy 1 - Lan, rồi bấm Thêm nhân viên.
3. Bấm Sao chép link đăng nhập và gửi qua Zalo cho nhân viên. Nhân viên chỉ cần mở link là vào thẳng quầy.

Nhân viên cũng có thể tự vào trang checkin.id.vn/app, chọn tab Nhân viên check-in và nhập mã 10 ký tự.

5. Check-in tại quầy

Bấm Mở quầy (quản trị) hoặc mở link đăng nhập (nhân viên). Màn hình quầy gồm bảng số liệu, nút quét QR, ô tìm kiếm và danh sách khách vừa check-in.

Ba cách check-in

• Quét bằng camera: bấm Mở camera quét QR, cho phép trình duyệt dùng camera, đưa mã QR của khách vào khung. Camera giữ mở để quét người tiếp theo.
• Gõ số điện thoại hoặc tên: gõ vào ô tìm kiếm, bấm Check-in bên cạnh tên khách. Nhập đủ số điện thoại rồi nhấn Enter là check-in luôn.
• Máy quét QR cầm tay cắm USB: bấm vào ô tìm kiếm rồi quét; máy quét tự gõ mã và nhấn Enter.

Màn hình báo kết quả

Khách chưa có trong danh sách

Bấm Thêm khách mới, nhập số điện thoại, họ tên, loại khách. Giữ dấu chọn Check-in ngay sau khi thêm để vừa thêm vừa check-in.

Nhiều quầy cùng lúc và khi mất mạng

Các quầy tự đồng bộ với nhau sau vài giây. Góc trên màn hình hiện Đã đồng bộ hoặc Mất kết nối. Khi mất mạng, quầy vẫn check-in bình thường; các lượt check-in được lưu trên máy và tự gửi lên khi có mạng lại.

Quản trị có thể bấm Huỷ ở dòng khách trong bảng Khách vừa check-in để huỷ lượt check-in nhầm.

6. Mã QR, gửi vé và in thẻ tên

Bấm Khách mời & QR ở thẻ sự kiện để xem danh sách khách và mã QR của từng người.

In mã QR (mọi gói)

Bấm In mã QR để in tờ mã QR của tất cả khách (hoặc khách đang lọc theo ô tìm kiếm). Có thể in ra cắt gửi kèm thiệp mời.

In thẻ tên (từ gói Cơ bản)

Bấm In thẻ tên để in thẻ khổ 90×55 mm có tên, chức vụ, công ty và mã QR. Tại quầy, bấm In thẻ ở dòng khách vừa check-in để in ngay khi khách đến.

Gửi vé mời (từ gói Nâng cao)

Mỗi khách có một trang vé riêng chứa mã QR. Khách mở vé trên điện thoại và đưa cho nhân viên quét.

• Gửi từng khách: bấm Gửi vé ở dòng khách, chọn Gửi qua Zalo, Gửi Email hoặc Sao chép link vé.
• Gửi hàng loạt: bấm Gửi vé hàng loạt. Email được gửi tự động cho mọi khách có email. Với Zalo, hệ thống mở lần lượt khung chat từng khách và sao chép sẵn lời mời; bạn dán (Ctrl+V), bấm gửi rồi chọn Khách tiếp theo.

Cột Vé mời cho biết khách nào đã được gửi qua Zalo, qua Email hoặc chưa gửi.

7. Báo cáo và xoá dữ liệu

1. Sau sự kiện, bấm Tải báo cáo để tải file CSV mở bằng Excel: danh sách khách, trạng thái, giờ check-in và người check-in.
2. Lưu file báo cáo xong, bấm Xoá dữ liệu khách và gõ lại mã sự kiện để xác nhận. Toàn bộ thông tin khách bị xoá vĩnh viễn, sự kiện vẫn được giữ.

Danh sách khách mời là dữ liệu cá nhân (số điện thoại, email). Hệ thống nhắc xoá khi bạn nhập danh sách và khi sự kiện đã diễn ra.

8. Gói dịch vụ và nâng cấp

Cách nâng cấp

1. Tạo sự kiện mới (sự kiện sẽ ở trạng thái Chờ kích hoạt) hoặc dùng sự kiện dùng thử đang có.
2. Gửi mã sự kiện và gói muốn dùng qua Call/Zalo 0938 790 480, chuyển khoản theo hướng dẫn.
3. Sau khi kích hoạt, tải lại trang: thẻ sự kiện hiện tên gói và hạn dùng, các nút được mở.

Hết 30 ngày dùng thử, sự kiện dùng thử bị khoá. Nếu cần thêm thời gian để thử, hãy liên hệ để được gia hạn.

9. Xử lý sự cố